Workflow
Neben der Pflege und Prüfung von Stammdaten gibt es insbesondere bei großen Unternehmen, in denen Teams mit der Pflege der Stammdaten befasst sind, weitergehende Anforderungen hinsichtlich der Steuerung der Workflows für die Erfassung, Pflege und Prüfung der Daten.
Da dieser Prozess häufig vor der eigentlichen Erzeugung der jeweiligen Datenobjekte im ERP System abläuft, wurde die OR Soft Lösung zur Stammdatenpflege um eine Workflowsteuerung erweitert. Diese ermöglicht nicht nur die Erfassung und Prüfung von Daten, noch bevor sie im ERP System verfügbar sind, sondern liefert darüber hinaus auch die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Datenerfassung, Validierung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Erzeugung des finalen Objekts in SAP ERP zu steuern. Obwohl die Objekte an sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht im ERP System vorhanden sind, können die feldbezogenen Prüfregeln des ERP Systems bereits genutzt werden, um ein späteres reibungsloses fehlerfreies Anlegen im Zielsystem zu gewährleisten.
Über spezielle Konfigurationsbrowser können je nach Anforderung Workflows frei eingerichtet und mit den jeweiligen Objekten wie z.B. einem neuen Materialstamm verknüpft werden. Innerhalb der Workflows können Schritte definiert und mit jeweils unterschiedlicher Logik miteinander verbunden werden.
Beispiele für Schrittverknüpfungen sind u.a.
- Sequentielle Schritte, d.h. ein Schritt folgt nach dem anderen
- Parallele Schritte, d.h. mehrere Schritte laufen nebeneinander
- Konditionierte Schritte, d.h. nach einem Schritt folgt je nach Bedingung einer von mehreren möglichen Schritten
Die einzelnen Schritte können schließlich verschiedenen Anwendern oder Gruppen zugeordnet werden, so dass eine schrittabhängige Steuerung des gesamten Prozesses möglich wird. Selbstverständlich wird dies auch durch verschiedene Message-Systeme wie z.B. den Versand von E-Mails an vordefinierte Empfänger unterstützt.
Das System verfügt über eine Statussteuerung für die Workflows und die einzelnen Schritte, so dass man zu jeder Zeit den Abarbeitungsstand der Workflows überprüfen kann.
Ergänzt wird das Workflowsystem durch eine systemimmanente Warnfunktion, wenn z.B. einzelne Schritte des Workflows länger dauern als geplant.
Verschiedene Auswertungen über Durchlaufzeiten, Abarbeitungsgrad etc. ermöglichen das Eingreifen in den Prozess und das Beschleunigen wichtiger Freigabeschritte.
